F\u00fcr Unternehmen ist es oft schwierig, die goldene Mitte zwischen zwei Extremen zu finden. Das erste Extrem ist das B\u00fcrokratie-Chaos, in dem jeder noch so kleine Vorgang durch Dutzende von Richtlinien und Verfahren geregelt wird. Das andere Extrem \u00e4hnelt der Anarchie ohne Regeln und Richtlinien. Was ist dann die L\u00f6sung?<\/p>\n\n\n\n
Die Erfahrung reifer Unternehmen zeigt, dass das Geheimnis in der Definition von Schl\u00fcsselverfahren und deren schriftlicher Fixierung liegt. Wenn Sie Ihre Prozesse mit dem richtigen Kontext beschrieben haben und sie gut detailliert und organisiert sind, dann tun Sie Ihrem gesamten Team einen gro\u00dfen Gefallen. Ganz gleich, ob Sie vor Ort oder aus der Ferne<\/a> arbeiten.<\/p>\n\n\n \u00a0<\/p>\n Die Dokumentation ist das, was Sie w\u00e4hrend des gesamten Arbeitsprozesses verwenden werden. Sie ist hilfreich f\u00fcr das Onboarding und die ordnungsgem\u00e4\u00dfe Erledigung sich wiederholender und seltener Aufgaben. Dar\u00fcber hinaus stellen Sie sicher, dass sich alle Beteiligten in Bezug auf bestimmte Anforderungen und neue Verantwortlichkeiten auf dem gleichen Stand befinden.<\/p>\n\n\n Au\u00dferdem enthalten die meisten Dokumentationsstapel wichtige (und manchmal vertrauliche) finanzielle, rechtliche und personalbezogene Informationen, die sich entscheidend auf das Unternehmenswachstum auswirken. Ihr Fehlen kann durch verlangsamte Prozesse, kompliziertes Onboarding und organisatorisches Chaos sehr teuer werden. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Unternehmensdokumentation auf dem neuesten Stand, vollst\u00e4ndig, gut erkl\u00e4rt und – was am wichtigsten ist – sicher ist.<\/p>\n\n\n\n Es ist notwendig, auch an einer angemessenen „Kontextdokumentation“ zu arbeiten. Die Bereitstellung des richtigen Kontexts hilft anderen zu verstehen, warum diese Aufgabe wichtig ist oder warum Ihr Unternehmen eine neue Funktion oder einen neuen Dienst einf\u00fchrt. Das Hinzuf\u00fcgen des richtigen Kontexts und der richtigen Erkl\u00e4rung zu jeder Aufgabe tr\u00e4gt dazu bei, Entscheidungen schneller zu treffen, und gibt den Teamkollegen hilfreiche Motivationssch\u00fcbe. <\/p>\n\n\n\n Doch nicht jedes Unternehmen wei\u00df, wie man die Dokumentation verbessern kann und welche negativen Folgen dies haben kann. Wussten Sie zum Beispiel, dass Ihr Unternehmen aufgrund von Dokumentenproblemen mit einem Produktivit\u00e4tsverlust von 21 % bei den Mitarbeitern<\/a> zu rechnen hat? Das wollen Sie nat\u00fcrlich nicht, oder?<\/p>\n\n\n Testen Sie FuseBase , um Ihre Unternehmensdokumentation zu verbessern<\/p>\n <\/p>\n\n\n\n Wie k\u00f6nnen Sie also sicherstellen, dass Ihre Unternehmensdokumentation, ihr Kontext und die internen Kommunikationsprozesse wie eine gut ge\u00f6lte Maschine funktionieren? Wir haben eine Liste von Tipps und Empfehlungen zusammengestellt, die Ihrem Team helfen, die meisten Vorg\u00e4nge besser zu bew\u00e4ltigen. Au\u00dferdem stellen wir Ihnen ein fortschrittliches Tool vor, das eine gro\u00dfartige L\u00f6sung f\u00fcr all Ihre Dokumentationsprobleme sein kann – am Ende dieses Artikels erfahren Sie mehr dar\u00fcber!<\/p>\n\n\n\n Unternehmensdokumentation mag f\u00fcr viele Mitarbeiter ein wenig veraltet und altmodisch klingen. Aber denken Sie nicht, dass es sich dabei um verstaubte Retro-Aktenschr\u00e4nke handelt. Heutzutage ist eine Unternehmensdokumentation unerl\u00e4sslich, um bei der Arbeit erfolgreich zu sein und alle Abl\u00e4ufe reibungslos zu gestalten. Au\u00dferdem ist sie Teil des geistigen Eigentums des Unternehmens, das die Gesch\u00e4ftsergebnisse und die Art und Weise, wie es mit Herausforderungen umgeht, beeinflussen kann.<\/p>\n\n\n\n Mit moderner Technologie k\u00f6nnen die meisten Unternehmen ihre Papierakten in digitale Dokumente umwandeln. Tools wie Notion, OneNote und andere k\u00f6nnen funktionieren, aber nat\u00fcrlich hat jedes von ihnen Schw\u00e4chen und deckt m\u00f6glicherweise nicht alle Ihre gesch\u00e4ftlichen Anforderungen ab. In einem digitalen Format ist es einfacher, nach Dokumenten zu suchen, sie gemeinsam zu nutzen und Ihren Mitarbeitern hilfreiche Antworten auf alle Fragen zu geben, die sie zu ihren Aufgaben haben. <\/p>\n\n\n\n Sie fragen sich immer noch, ob eine Unternehmensdokumentation notwendig ist? Schauen wir uns die wichtigsten Gr\u00fcnde daf\u00fcr an. Und wir werden \u00fcber verschiedene digitale Dokumentationsmethoden sprechen, wie z. B. FuseBase , Notion oder Evernote.<\/p>\n\n\n\n Die digitale Dokumentation spart erheblich Zeit und M\u00fche, um zu verstehen, was Sie tun m\u00fcssen. Daher gibt es keine Kommunikationsl\u00fccken oder schlechte Projektabwicklung und vor allem keine unn\u00f6tigen Besprechungen. Durch die Dokumentation k\u00f6nnen Sie bis zu 21,5 Stunden<\/a> pro Woche einsparen, die Sie sonst f\u00fcr Telefonate und Statusbesprechungen aufwenden m\u00fcssten!<\/p>\n\n\n\n Au\u00dferdem spart die digitale Dokumentation enorme Kosten f\u00fcr Papierkram und Zeit f\u00fcr die Erstellung, Aufbewahrung und Ausleihe der Dokumente. Sie brauchen nur einen leistungsstarken Computer mit ausreichender Speicherkapazit\u00e4t, um alle Ihre internen Dokumente problemlos zu verwalten.<\/p>\n\n\n\n Eine Unternehmensdokumentation beweist, dass Ihr Startup oder Unternehmen jeden Mitarbeiter und das Gesch\u00e4ft selbst ernst nimmt. Au\u00dferdem hilft sie potenziellen Investoren und Interessengruppen, schneller zu entscheiden, ob sie das Unternehmen finanzieren sollen oder nicht. <\/p>\n\n\n\n Eine zug\u00e4ngliche, umfassende Dokumentation erm\u00f6glicht einen transparenten und effizienten Wissensaustausch, hilft bei der Probleml\u00f6sung und stellt sicher, dass jeder die notwendigen Informationen \u00fcber die Arbeitsabl\u00e4ufe in Ihrem Unternehmen erh\u00e4lt.<\/p>\n\n\n\n Der Hauptzweck der Unternehmensdokumentation ist die Standardisierung aller Arbeitsabl\u00e4ufe. Mit ihrer Hilfe erhalten die Mitarbeiter Schritt-f\u00fcr-Schritt-Anweisungen f\u00fcr jede Aufgabe, die sie bei der Arbeit zu erledigen haben. <\/p>\n\n\n\n Wenn Ihre Mitarbeiter jeden Schritt kennen, den sie ausf\u00fchren m\u00fcssen, erhalten Ihre Kunden immer das gleiche Serviceniveau, k\u00f6nnen Manager erkennen, wo Mitarbeiter einen Fehler gemacht oder etwas falsch interpretiert haben, und Investoren sehen, dass es sich lohnt, mit Ihrem Unternehmen zu arbeiten.<\/p>\n\n\n\n Sobald die gesamte Dokumentation fertig ist und in Ihrer digitalen Cloud oder Ihrem Team-Kanal zur Verf\u00fcgung steht, m\u00fcssen Sie daf\u00fcr sorgen, dass sie klar, umfassend, gut organisiert und leicht zug\u00e4nglich ist. Wie k\u00f6nnen Sie sicherstellen, dass diese Standards erf\u00fcllt werden?<\/p>\n\n\n\n Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Erstellung von Unternehmensdokumentation. Sorgen Sie daf\u00fcr, dass sie schlank und f\u00fcr jeden lesbar ist: vom CEO und Mitbegr\u00fcnder bis zum neuen Praktikanten.<\/p>\n\n\n\n Der Kontext ist das, was Ihr Team braucht, um die Art jedes Prozesses des Unternehmens zu verstehen, warum sie eine bestimmte Aufgabe erledigen m\u00fcssen und warum das Unternehmen diese Entscheidungen trifft und nicht andere.<\/p>\n\n\n\n In der Unternehmensdokumentation ist es wichtig, das „Wer“ und „Warum“ f\u00fcr jede Aufgabe und jeden Vorgang anzugeben. Auf diese Weise sehen die Mitarbeiter, wer f\u00fcr was zust\u00e4ndig ist, welche Aufgaben oberste Priorit\u00e4t haben und warum dieser oder jener Prozess f\u00fcr das Unternehmen notwendig ist. Vergessen Sie nicht, weitere Erkl\u00e4rungen und Erl\u00e4uterungen zu den Aufgaben zu geben – wenn n\u00f6tig, k\u00f6nnen Sie sogar ein Glossar einf\u00fcgen.<\/p>\n\n\n\n Seien wir ehrlich: Niemand liest gerne eint\u00f6nige Texte ohne Hervorhebungen oder visuell ansprechende Formatierungen. Leider sehen selbst in den meisten Dokumentenmanagement-Apps wie Notion die Aufgaben oft langweilig und textlastig aus. <\/p>\n\n\n\n Ist es m\u00f6glich, Ihre Anleitungen und Dokumentationen ansprechend, lesbar und, nun ja, nicht langweilig zu gestalten? Aber sicher doch!<\/p>\n\n\n\n F\u00fcr jedes einflussreiche Unternehmen geht es bei der Dokumentation nicht nur um Standardisierung. Die Dokumentation sorgt auch f\u00fcr rechtzeitige Aktualisierungen und erm\u00f6glicht es Ihnen, diese mit Ihrem Team zu teilen. Sie m\u00fcssen daf\u00fcr sorgen, dass jeder relevante und aktuelle Informationen erh\u00e4lt. In diesem Fall kann das Markieren von Teamkollegen in relevanten Dokumenten und das Versenden von Benachrichtigungen helfen. Die Verwendung von Dokumenten- und Aufgabenmanagement-Apps wie FuseBase oder Notion kann diesen Prozess f\u00fcr Ihr Team erleichtern.<\/p>\n\n\n\n F\u00fcgen Sie einen speziellen Hinweis hinzu, um zu zeigen, wo die Aktualisierung in Ihrer Dokumentation stattgefunden hat, und vergessen Sie nicht, die Neuigkeiten in Ihrem Unternehmenskanal zu ver\u00f6ffentlichen, sobald Sie neue \u00c4nderungen vorgenommen haben. <\/p>\n\n\n\n Sie fragen sich vielleicht, was asynchrone Kommunikation mit Unternehmensdokumentation zu tun hat. Zusammen mit dem richtigen Kontext und der richtigen Formatierung gibt die asynchrone Kommunikation Ihrem Team gen\u00fcgend Zeit und ein besseres Verst\u00e4ndnis f\u00fcr seine Projektaufgaben, was so schnell wie m\u00f6glich erledigt werden muss und welche Entscheidungen es treffen muss, um jeden Prozess korrekt abzuschlie\u00dfen. <\/p>\n\n\n\n Geben Sie Ihrem Team Zeit, die neuen Informationen zu verarbeiten – sowohl f\u00fcr Teams vor Ort als auch f\u00fcr Remote-Teams. Asynchrone Kommunikation ist von Vorteil, um Zeit zu sparen. Ersparen Sie sich eine Flut von Kommentaren und Fragen, die gleichzeitig auf Sie einprasseln! Dank der asynchronen Kommunikation k\u00f6nnen Sie auch R\u00fcckmeldungen und Anfragen bequem bearbeiten. Keine unerwarteten und nutzlosen Meetings mehr! Wie ist das m\u00f6glich? Lesen Sie in unserem aktuellen Blogbeitrag.<\/p>\n\n\n\n Wenn Sie immer noch unsicher sind, ob Ihre Mitarbeiter eine Unternehmensdokumentation ben\u00f6tigen, haben wir einige Gr\u00fcnde, die das Gegenteil beweisen. Sobald Sie die Dokumente fertiggestellt haben, werden Sie feststellen, wie die Produktivit\u00e4t Ihrer Mitarbeiter steigt. Hier ist der Grund daf\u00fcr.<\/p>\n\n\n\n Das Wichtigste dabei ist, dass jedes Dokument f\u00fcr jeden verst\u00e4ndlich ist. Wenn Ihre Dokumente mit Anleitungen, Aufgabenlisten und Anweisungen gut formatiert und leicht zu lesen sind, wird Ihr Team keine Probleme haben, zu verstehen, wie eine bestimmte Aufgabe zu erledigen ist und was es dazu braucht. Der Denkprozess ist an dieser Stelle weniger zeitaufw\u00e4ndig.<\/p>\n\n\n\n Das spart Zeit beim Googeln und bei der Suche nach zus\u00e4tzlicher Hilfe von Kollegen, was schlie\u00dflich zu einer schnelleren Fertigstellung der Arbeit f\u00fchrt. Au\u00dferdem steigt die Produktivit\u00e4t mit der richtigen Kontextdokumentation und dem Wissen, wie Aufgaben zu erledigen sind. <\/p>\n\n\n\n Wozu noch Besprechungen abhalten, wenn Ihre Mitarbeiter bereits wissen, was sie brauchen, um ihre Arbeit zu erledigen und eine rechtzeitige Fertigstellung zu gew\u00e4hrleisten? Und da es m\u00f6glich ist, zu jedem Unternehmensdokument Anmerkungen, Kommentare oder Aktualisierungen hinzuzuf\u00fcgen, k\u00f6nnen Sie sich eine Menge Zeit sparen, die Sie mit Anrufen bei Vorgesetzten verbringen m\u00fcssen, um Antworten auf Ihre Fragen zu erhalten. <\/p>\n\n\n\n\n\n Selbst f\u00fcr Teams vor Ort (nicht nur f\u00fcr Remote-Teams) ist die asynchrone Kommunikation effektiver als jede andere. 47 % der Mitarbeiter<\/a> halten Meetings f\u00fcr die gr\u00f6\u00dfte Zeitverschwendung. Das F\u00fchren von Unterlagen statt unn\u00f6tiger Telefonate sorgt f\u00fcr mehr Flexibilit\u00e4t bei der Arbeit. Wenn Sie Ihren Teams gen\u00fcgend Flexibilit\u00e4t und Zeit am Tag einr\u00e4umen, k\u00f6nnen sie ohne Druck arbeiten und somit bessere Leistungen erbringen.<\/p>\n\n\n\n Wenn Sie erst einmal die richtigen KPIs und Anweisungen zu deren Erreichung festgelegt haben, werden Ihre Kollegen schnell herausfinden, was zu tun ist. Jetzt brauchen sie nur noch die Dokumente zu \u00f6ffnen, die Richtlinien f\u00fcr die Aufgabenerf\u00fcllung zu lesen und sie zu erledigen!<\/p>\n\n\n\n Das erleichtert ihnen das Nachdenken und macht sie bei der Arbeit etwas entspannter. Au\u00dferdem k\u00f6nnen sie so ihre Zeit besser einteilen und besser Priorit\u00e4ten setzen. Auf diese Weise wird kein \u00fcberm\u00e4\u00dfiger Druck auf sie ausge\u00fcbt, ihr Arbeitspensum wird ausgeglichener und die Qualit\u00e4t der Projektergebnisse bleibt unangetastet. <\/p>\n\n\n\n Wie versprochen, freuen wir uns darauf, Ihnen unsere neueste Kreation vorzustellen, die Ihrem Unternehmen helfen wird, seine Dokumentation zu strukturieren, zu organisieren und zu \u00fcberarbeiten. FuseBase <\/a> ist eine High-End-L\u00f6sung f\u00fcr das Aufgaben- und Dokumentenmanagement. Sie eignet sich sowohl f\u00fcr Einzelpersonen als auch f\u00fcr Unternehmen, so dass Sie sie auch in Ihrem Unternehmen einsetzen k\u00f6nnen, unabh\u00e4ngig von dessen Gr\u00f6\u00dfe. Es ist eine gro\u00dfartige Notion-, Evernote- und OneNote-Alternative f\u00fcr komplexere und vielf\u00e4ltige arbeitsbezogene Aufgaben.<\/p>\n\n\n\n FuseBase spart Ihnen nicht nur Zeit bei der Erstellung und Weitergabe von Unternehmensdokumentation an Ihr Team, sondern hilft Ihnen auch, jede Anweisung, jedes How-to und jede To-do-Liste bequem und klar zu \u00fcbermitteln – mit gut strukturierten Seiten und der richtigen Kontextdokumentation. Es ist auch ein perfektes Werkzeug, das die asynchrone Kommunikation zwischen Ihrem Team unterst\u00fctzt.<\/p>\n\n\n Wie kann FuseBase Ihrem Unternehmen noch helfen, die rechtzeitige und ordnungsgem\u00e4\u00dfe Erledigung von Aufgaben, Zeiteffizienz und schnellere Entscheidungsfindung zu gew\u00e4hrleisten?<\/p>\n\n\n\n FuseBase ist Ihre perfekte L\u00f6sung f\u00fcr die Erstellung, Pflege und den Austausch von Unternehmensdokumenten sowohl mit Ihrem Team als auch mit Ihren Kunden. Es hilft Ihnen, diese Dokumente so zu gestalten und zu formatieren, wie Sie es w\u00fcnschen, mit dem richtigen Kontext und Erl\u00e4uterungen. Mit Nimbus Platform\u2122 k\u00f6nnen Sie an ansprechenden, visuell ansprechenden Handb\u00fcchern und Anleitungen mit Videos, Bildern, Links und Listen arbeiten. Sagen Sie nein zu Textbergen, die niemand mit Vergn\u00fcgen lesen w\u00fcrde!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" F\u00fcr Unternehmen ist es oft schwierig, die goldene Mitte zwischen zwei Extremen zu finden. Das erste Extrem ist das B\u00fcrokratie-Chaos, in dem jeder noch so kleine Vorgang durch Dutzende von Richtlinien und Verfahren geregelt wird. Das andere Extrem \u00e4hnelt der Anarchie ohne Regeln und Richtlinien. Was ist dann die L\u00f6sung? 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Zeit- und Kosteneffizienz<\/h3>\n\n\n\n
Professionalit\u00e4t zeigen<\/h3>\n\n\n\n
Bereitstellung eines angemessenen Kontextes und einer Anleitung f\u00fcr die Leistung<\/h3>\n\n\n\n
Organisieren Sie Ihre Unternehmensdokumentation auf die beste Weise: Die 4 wichtigsten Regeln <\/h2>\n\n\n\n
1.<\/strong> Sorgen Sie f\u00fcr eine angemessene Kontextdokumentation<\/h3>\n\n\n\n
2. Bessere Visualisierung hinzuf\u00fcgen<\/h3>\n\n\n\n
\n
3. St\u00e4ndige Aktualisierungen und Notizen liefern<\/h3>\n\n\n\n
4. Halten Sie sich an asynchrone Kommunikation<\/h3>\n\n\n\n
Steigern Sie die Produktivit\u00e4t Ihrer Mitarbeiter mit Unternehmensdokumentation<\/h2>\n\n\n\n
Die Mitarbeiter verstehen leicht, was zu tun ist und wie es zu tun ist<\/h3>\n\n\n\n
Sie brauchen nicht mehr so viele Meetings<\/h3>\n\n\n\n
Ihr Team kann leichter bessere Ergebnisse erzielen<\/h3>\n\n\n\n
Pflege der Rockstar-Unternehmensdokumentation mit FuseBase<\/a><\/h2>\n\n\n\n
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