- Was ist eine interne Wissensdatenbank?<\/a><\/li>
- Die Vorteile einer internen Wissensdatenbank<\/a><\/li>
- Was sollte in der internen Wissensdatenbank enthalten sein?<\/a><\/li>
- Wie erstellt man eine interne Wissensdatenbank?<\/a><\/li>
- Wie strukturiert man eine interne Wissensdatenbank?<\/a><\/li>
- Wie optimiert man seine interne Wissensdatenbank?<\/a><\/li>
- Beste interne Wissensdatenbank-Software w\u00e4hlen<\/a><\/li>
- Fazit<\/a><\/li><\/ul><\/div>\n\n\n\n
Was ist eine interne Wissensdatenbank und warum sollten Sie sie brauchen?<\/h2>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/sales-ai-agents.com\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Frame-1000007478-19-e1725955078332-edited-1.png\")
<\/figure>\n\n\n\nEine IKB oder interne Wissensdatenbank ist eine Datenbank, auf die nur Mitarbeiter und andere autorisierte Benutzer zugreifen k\u00f6nnen. Das Ziel ist es, alles, was eine Institution wei\u00df und tut, an einem Ort zu haben, damit jeder darauf zugreifen und es nutzen kann.<\/p>\n\n\n\n
Mit anderen Worten, es ist wie ein unternehmensweites Wiki oder ein Kundenportal, aber f\u00fcr Mitarbeiter. Eine Wissensdatenbank zeichnet sich jedoch durch zwei wesentliche Merkmale aus:<\/p>\n\n\n\n
- \n
- Sie ist nur f\u00fcr die Nutzung innerhalb des Unternehmens durch die Mitarbeiter gedacht.<\/li>\n\n\n\n
- Aufgrund des sensiblen Charakters der dort gespeicherten Daten m\u00fcssen interne Wissensdatenbanken durch strenge Zugriffs- und Autorisierungsrichtlinien gesch\u00fctzt werden.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Dank der vielseitigen Zugriffskontrollwerkzeuge der internen Wissensdatenbank-Software k\u00f6nnen Sie einschr\u00e4nken, welche Mitarbeiter Zugriff auf welche Dokumente haben, und verhindern, dass sensible Informationen in die falschen H\u00e4nde geraten. Daten \u00fcber Mitarbeiter, wie z. B. Geh\u00e4lter und Leistungsbeurteilungen, k\u00f6nnen vor der Einsicht durch Personen au\u00dferhalb der Personalabteilung gesch\u00fctzt werden. Der letzte Quartalsbericht des CEO ist f\u00fcr alle Mitarbeiter zug\u00e4nglich. Im Linkedin-Artikel hei\u00dft es<\/a>: „Die interne Wissensdatenbank dient als Zentrum f\u00fcr das gesamte Wissen, das die Teammitglieder w\u00e4hrend ihrer Zugeh\u00f6rigkeit zum Team oder zur Organisation gesammelt haben. Die Wissensdatenbank erm\u00f6glicht es den Teammitgliedern, ihr Wissen und ihre Informationen zu sammeln, zu organisieren, darauf zuzugreifen, zusammenzuarbeiten und sie intern zu verteilen.“<\/p>\n\n\n\n
Warum sollte man also eine interne Wissensdatenbank aufbauen?<\/h3>\n\n\n\n
Es gibt mehrere Szenarien, in denen eine Organisation von einem eigenen Informationsrepository profitieren kann:<\/p>\n\n\n\n
1. Entwicklung<\/strong>
Aufgrund der Gr\u00f6\u00dfe oder Komplexit\u00e4t des Unternehmens haben sich Wissen und bew\u00e4hrte Verfahren verstreut. Etwa 20 % der Zeit eines Mitarbeiters wird damit verbracht, nach Ressourcen innerhalb des Unternehmens oder nach Kollegen zu suchen, die helfen k\u00f6nnten.<\/p>\n\n\n\n2. Teamarbeit<\/strong>
Informationsbedingte Hindernisse behindern die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams oder Abteilungen, die zusammenarbeiten m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n3. Ausbildung und Einarbeitung<\/strong>
Lern- und Entwicklungsprogramme k\u00f6nnen vollst\u00e4ndig optimiert sein, oder die Ausbildungsmodule sind \u00fcber verschiedene Funktionen und Abteilungen verstreut.<\/p>\n\n\n\n4. Konsistenz<\/strong>
Die Verfahren m\u00fcssen st\u00e4rker standardisiert werden, und bew\u00e4hrte Praktiken werden oft nicht beachtet.<\/p>\n\n\n\nDie Vorteile einer internen Wissensdatenbank<\/h2>\n\n\n\n
1. Probleme werden in k\u00fcrzerer Zeit gel\u00f6st<\/h3>\n\n\n\n
In der Warteschleife zu h\u00e4ngen, ist die unangenehmste Erfahrung am Telefon. Noch dazu, wenn aus „nur einer Sekunde“ viele qu\u00e4lende Minuten werden, w\u00e4hrend ein Mitarbeiter nach einer L\u00f6sung sucht. Stellen Sie sich nun vor, derselbe Mitarbeiter h\u00e4tte internen Zugriff auf eine Wissensdatenbank, in der h\u00e4ufig gestellte Fragen (FAQs) bereits beantwortet und auf ihre Richtigkeit \u00fcberpr\u00fcft wurden. Wenn Mitarbeiter, die mit Kunden interagieren, auf Daten warten m\u00fcssen, wird diese Verz\u00f6gerung an den Kunden weitergegeben, der mit zunehmender Wartezeit immer frustrierter wird. Eine der besten Methoden zur Steigerung der Produktivit\u00e4t und zur schnelleren Erarbeitung von L\u00f6sungen besteht darin, das Warten zu beseitigen.<\/p>\n\n\n\n
2. Geringerer Zeitaufwand f\u00fcr die Einschulung<\/h3>\n\n\n\n
So hilfreich eine interne Wissensdatenbank f\u00fcr Kunden ist, so wertvoll kann sie f\u00fcr Ihre Mitarbeiter sein. Jeder hat sich schon einmal so gef\u00fchlt, als ob er bei einem neuen Unternehmen ganz am Anfang st\u00fcnde. Eine Wissensdatenbank ist ein Geschenk, das noch lange nach dem ersten Arbeitstag weitergegeben wird.<\/p>\n\n\n\n
Verschwenden Sie keine Zeit damit, Antworten zu erraten, die bereits vorhanden sind. Ganz gleich, ob sie etwas \u00fcber Sozialleistungen oder Urlaubspl\u00e4ne wissen wollen, Ihre Mitarbeiter k\u00f6nnen sich schnell die ben\u00f6tigten Informationen beschaffen und sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren: ihre Arbeit.<\/p>\n\n\n\n
3. Geringere Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern<\/h3>\n\n\n\n
Frustration folgt auf Verwirrung, was wiederum die Produktivit\u00e4t beeintr\u00e4chtigt. Mitarbeiter, die Zeit damit verschwenden m\u00fcssen, sich im Kreis zu drehen, um das zu bekommen, was sie f\u00fcr ihre Arbeit brauchen, sind eher unzufrieden mit ihrer Arbeit und verhalten sich eher unh\u00f6flich gegen\u00fcber Kunden.<\/p>\n\n\n\n
Eine interne Wissensdatenbank erleichtert die Suche nach L\u00f6sungen f\u00fcr Probleme, was sowohl den Mitarbeitern als auch den Kunden zugute kommt. Und obwohl es einen gewissen Aufwand bedeutet, eine akkurate Wissensdatenbank strukturiert und zug\u00e4nglich zu halten, machen die Zeit und die Frustration, die durch einen klaren Weg zur Probleml\u00f6sung eingespart werden, den Aufwand f\u00fcr die Pflege der Datenbank mehr als wett.<\/p>\n\n\n\n
4. Erleichterte Arbeitsentlastung der Personalabteilung<\/h3>\n\n\n\n
Interne Wissensdatenbank-Software kann sensible Informationen \u00fcber Ihre Arbeit speichern und Ihre derzeitigen F\u00e4higkeiten im Bereich des Kundendienstes unterst\u00fctzen. In der internen Wissensdatenbank Ihres Unternehmens k\u00f6nnen alle vertraulichen Informationen, die Sie ben\u00f6tigen, z. B. Richtlinien und Gehaltsabrechnungen, sicher gespeichert werden, so dass Sie sich nicht mehr an die Personalabteilung wenden m\u00fcssen. Das bedeutet weniger Arbeit f\u00fcr Ihre Personalabteilung und weniger Zeitverlust durch die Suche der Mitarbeiter nach den Informationen.<\/p>\n\n\n\n
5. Bessere Datengenauigkeit und -konsistenz<\/h3>\n\n\n\n
Ad-hoc-Methoden zur Verbreitung von Unternehmensnachrichten, bei denen jeder Mitarbeiter „sein System“ verwendet, sind ineffizient. Es ist schwierig, diese interne Datenbank mit den aktuellsten und korrektesten Informationen auf dem Laufenden zu halten, da Probleme wie doppelter Aufwand und verlorene Details auftreten. Hier finden Sie wertvolle Tipps, wie Sie Ihre Effizienz steigern k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n
Wenn Sie \u00fcber eine interne Wissensdatenbank verf\u00fcgen, k\u00f6nnen Sie sicher sein, dass die Inhalte von sachkundigen Mitarbeitern gepr\u00fcft wurden und nur den Teams und Personen zur Verf\u00fcgung stehen, denen der Zugang gew\u00e4hrt wurde. Sie k\u00f6nnen sicher sein, dass die Daten, die Sie verwenden, auf ihre Richtigkeit gepr\u00fcft wurden und dass Sie sich deshalb auf sie verlassen k\u00f6nnen. Es w\u00e4re schrecklich, wenn Sie sich bei einem Problem mit dem Kundendienst mit einer altmodischen internen Datenbank auseinandersetzen m\u00fcssten, die Sie von einem ehemaligen Mitarbeiter \u00fcbernommen haben.<\/p>\n\n\n\n
6. Erh\u00f6hte Zufriedenheit der Kunden<\/h3>\n\n\n\n
Der Kunde ist die wichtigste Variable in jedem Unternehmen. Ihre Kunden werden den Inhalt Ihrer internen Wissensdatenbank vielleicht nie zu Gesicht bekommen, aber sie werden zweifelsohne davon profitieren. Mithilfe einer Wissensdatenbank kann das Personal der Kundenbetreuung effizienter auf Anfragen reagieren, Probleme beheben und mit den Kunden auf freundliche und hilfsbereite Weise in Kontakt treten.<\/p>\n\n\n\n
Die Informationen in einer internen Wissensdatenbank helfen Ihren Mitarbeitern, den Kunden das zu geben, was sie wollen – eine schnelle Antwort auf ihr Problem – egal, ob sie in Echtzeit telefonische Hilfe leisten oder auf eine Support-Anfrage antworten.<\/p>\n\n\n\n
Was sollte in der internen Wissensdatenbank enthalten sein?<\/h2>\n\n\n\n
Obwohl jedes Unternehmen seine eigene Wissensdatenbank erstellen kann, verwenden die meisten interne Wissensdatenbanken, um die Informationen zu dokumentieren, die ihre Mitarbeiter ben\u00f6tigen, um ihre Aufgaben effektiv zu erf\u00fcllen.<\/p>\n\n\n\n
- \n
- Dazu geh\u00f6ren B\u00fcrostandorte, B\u00f6rsenk\u00fcrzel, Medienkontakte und Unternehmenswebsites.<\/li>\n\n\n\n
- Informationen \u00fcber Sozialleistungen, z. B. was angeboten wird, wann man sie in Anspruch nehmen kann, und andere relevante Details.<\/li>\n\n\n\n
- Orientierung f\u00fcr neue Mitarbeiter: wie alles funktioniert, welche Ausr\u00fcstung sie erhalten und an wen sie sich bei Fragen wenden k\u00f6nnen.<\/li>\n\n\n\n
- Full-Service- und Self-Service-Optionen f\u00fcr den technischen Support. Technisches Know-how, Grundlagen der Ger\u00e4tesicherheit.<\/li>\n\n\n\n
- Eine transparente Befehlskette, die Formulierung von Eskalationsrichtlinien und die Festlegung des richtigen Einsatzes von Teams sind wesentliche Bestandteile jeder Organisation.<\/li>\n\n\n\n
- Bezahlung \u2013 Einzelheiten zum j\u00e4hrlichen \u00dcberpr\u00fcfungsprozess, einschlie\u00dflich der Beantragung von Gehaltsabrechnungen und Steuerformularen.<\/li>\n\n\n\n
- Planer \u2013 Daten und Zeiten f\u00fcr Besprechungen, Veranstaltungen und Feiertage in der Firma. Solche Informationen k\u00f6nnen auch mit Hilfe einer speziellen Software f\u00fcr die Zusammenarbeit, z. B. FuseBase<\/a>, unter den Teammitgliedern verbreitet werden.<\/li>\n\n\n\n
- Marktanalyse: Artikel aus externen Quellen, Preisgestaltung der Konkurrenz und mehr.<\/li>\n\n\n\n
- Insiderwissen \u2013 neue (oder ge\u00e4nderte) Verfahren, Alternativen und Gesch\u00e4ftsank\u00fcndigungen.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Um einen reibungslosen Informationsaustausch innerhalb der Organisation zu erm\u00f6glichen, ist es auch wichtig, Daten intern auf Teamebene zu erfassen. Kundendienstmitarbeiter ben\u00f6tigen beispielsweise Zugang zu externen h\u00e4ufig gestellten Fragen und Kundendaten, w\u00e4hrend das Account Management Nutzungs- und Finanzdaten ben\u00f6tigt und die Technik zwar anonymisierte Nutzungsdaten, aber Zugang zu ingenieurspezifischen Tools und Informationen, die ihre Dokumentation erfordern.<\/p>\n\n\n\n
Angesichts dieser unterschiedlichen Anforderungen m\u00fcssen Unternehmen eine Wissensmanagement-Strategie von oben nach unten implementieren und gleichzeitig allt\u00e4gliche Aufgaben wie die Entwicklung und Pflege von Inhalten an Mitarbeiter in den unteren Ebenen der Organisationsstruktur delegieren.<\/p>\n\n\n\n
Wie man eine interne Wissensdatenbank erstellt<\/h2>\n\n\n\n
1.<\/strong> Es ist wichtig zu erkennen, wo und welche Fragen bestehen.<\/strong> Die Durchf\u00fchrung eines internen Audits ist der erste Schritt, um die Informationsl\u00fccke zu schlie\u00dfen, die Ihre Mitarbeiter m\u00f6glicherweise daran hindert, mit h\u00f6chster Effizienz zu arbeiten. Denken Sie dabei an die Zeit, die Ihre Mitarbeiter in der Einf\u00fchrungs- und Schulungsphase ben\u00f6tigen, an die Wartezeiten im Contact Center und an Personalfragen. Um angemessen auf Fragen reagieren zu k\u00f6nnen, m\u00fcssen Sie wissen, woher die meisten Anfragen kommen.<\/p>\n\n\n\n
2. Sie sollten Ihre Auswahlm\u00f6glichkeiten pr\u00fcfen.<\/strong> Es gibt zwar viele Softwareprodukte f\u00fcr interne Wissensdatenbanken, aber nicht jede Plattform ist f\u00fcr die Bed\u00fcrfnisse Ihres Unternehmens geeignet. Achten Sie auf Dinge wie Kundenfeedback, Kosten und Skalierbarkeit. Sie sollten die von Ihnen ben\u00f6tigten Funktionen, alle Vorschl\u00e4ge von Gesch\u00e4ftspartnern und alle finanziellen Beschr\u00e4nkungen, die Ihre Auswahl einschr\u00e4nken k\u00f6nnten, aufschreiben.<\/p>\n\n\n\n
3. Planen Sie Ihre Schritte strategisch.<\/strong> Der n\u00e4chste Schritt besteht darin, die besten internen Wissensdatenbanken mit den in Schritt 1 ermittelten Anforderungen zu vergleichen. \u00dcberlegen Sie, welche Priorit\u00e4ten Sie setzen wollen, und erstellen Sie dann eine Liste der Softwarefunktionen, die Ihrer Meinung nach am besten geeignet sind, diese Ziele zu erreichen. Die Integration sollte eine der wichtigsten \u00dcberlegungen sein. Stellen Sie sicher, dass Ihr Tool mit Ihrem CRM oder Ihrer End-to-End-Kundensupport-Plattform verbunden werden kann, um maximale Effizienz zu erreichen.<\/p>\n\n\n\n
4. Viertens: Entscheiden Sie sich f\u00fcr eine interne Basis zur Speicherung von Informationen \u00fcber Ihr Unternehmen.<\/strong> Nachdem Sie Ihre Optionen abgewogen und Priorit\u00e4ten gesetzt haben, ist es an der Zeit, den Schritt zu wagen. Wenn m\u00f6glich, ist es am besten, sich mit einer neuen Software vertraut zu machen, indem Sie alle verf\u00fcgbaren Testphasen nutzen. Auf diese Weise k\u00f6nnen Sie sicherstellen, dass das Programm, f\u00fcr das Sie sich entschieden haben, Ihren Anforderungen gerecht wird. Sie wissen, dass Sie die richtige Plattform gefunden haben, wenn sie einfach zu implementieren ist.<\/p>\n\n\n\n
5.<\/strong> Erweitern Sie Ihren Horizont, indem Sie sich neue Informationen beschaffen und dies auch weiterhin tun.<\/strong> Nachdem Sie sich f\u00fcr eine Plattform entschieden haben und diese zum Laufen gebracht haben, k\u00f6nnen Sie mit dem Aufbau beginnen. Da nicht alle Mitarbeiter Zugang zu allen Firmendaten ben\u00f6tigen, m\u00fcssen Sie unter anderem Benutzerrechte festlegen. Dazu geh\u00f6rt auch der Import aller Daten Ihres Unternehmens von den derzeitigen Speicherorten, einschlie\u00dflich der einzelnen Gehirne. Die beste Wissensdatenbank-Software wird den internen Prozess der Erstellung und Organisation Ihrer Wissensdatenbank rationalisieren; vielleicht greifen Sie sogar auf die Wissensdatenbank des Anbieters zur\u00fcck.<\/p>\n\n\n\n
EXPERTEN SAGEN:<\/h3>\n\n\n
\n![\"\"](\"https:\/\/sales-ai-agents.com\/wp-content\/uploads\/2022\/12\/Frame-3368.png\")
<\/figure><\/div>\n\n\n„<\/strong>Hier sind meine 3 Geheimnisse f\u00fcr die Erstellung einer Wissensdatenbank f\u00fcr die Teammitglieder:<\/em><\/p>\n\n\n\n
- \n
- Nutzen Sie die Cloud<\/strong> – Nicht jeder kann zur gleichen Zeit am gleichen Ort sein; daher m\u00fcssen die Informationen\/Arbeitsabl\u00e4ufe digitalisiert werden und leicht zug\u00e4nglich sein.<\/em><\/li>\n\n\n\n
- Teilen Sie Ihre Tipps<\/strong> – Wenn Teammitglieder unvorhersehbar nicht verf\u00fcgbar sind, kann das Unternehmen\/die Kunden unter schwankenden Ergebnissen leiden. Durch den Austausch von Tipps zwischen den Teammitgliedern stellen Sie die Qualit\u00e4t und Integrit\u00e4t Ihres Produkts f\u00fcr den Kunden sicher.<\/em><\/li>\n\n\n\n
- Seien Sie menschlich<\/strong> – Nicht alles, was zur „Wissensbasis“ geh\u00f6rt, ist schriftlich festgehalten; erkennen Sie an, dass viele Prozesse ein pers\u00f6nliches Flair erfordern: Teilen Sie es offen mit, helfen Sie Ihrem Teammitglied zu wachsen, sch\u00e4tzen Sie SIE als einen Beitrag zu ihrem Wachstum, elementar f\u00fcr einen engeren Unternehmensgeist.<\/em>„<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Wie man eine interne Wissensdatenbank strukturiert<\/h2>\n\n\n\n
1. Beginnen Sie mit der Formulierung Ihres Ansatzes f\u00fcr die Wissensbasis\/das Wissensmanagement<\/h3>\n\n\n\n
Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, sollten Sie sich einige Fragen stellen:<\/p>\n\n\n\n
- \n
- Wie kann Ihre interne Wissensdatenbank zu einer umfassenderen Wissensmanagement-Strategie beitragen?<\/li>\n\n\n\n
- Wie genau wollen Sie mit Ihrer Software solche Probleme angehen?<\/li>\n\n\n\n
- Wer ist f\u00fcr die Verwaltung und die Beitr\u00e4ge zur internen Wissensdatenbank Ihres Unternehmens zust\u00e4ndig?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
2. Bilden Sie eine interne Wissensdatenbankgruppe<\/h3>\n\n\n\n
Es mag vern\u00fcnftig erscheinen, alle Teammitglieder um Beitr\u00e4ge zu bitten, aber es ist besser, eine oder mehrere Personen zu ernennen, die den Grundstein f\u00fcr Ihre interne Wissensdatenbank legen. Ein genaueres Bild kann Ihnen helfen, alles so zu organisieren, dass es f\u00fcr Ihr Unternehmen sinnvoll ist.<\/p>\n\n\n\n
Einige Themen, die Sie ber\u00fccksichtigen sollten:<\/p>\n\n\n\n
- \n
- Wer genau geh\u00f6rt zu unserer internen Wissensdatenbankgruppe?<\/li>\n\n\n\n
- Wer genau hilft hier mit?<\/li>\n\n\n\n
- Wer sind hier die Redakteure?<\/li>\n\n\n\n
- Wer ist daf\u00fcr verantwortlich, dass die Ressourcen aktuell sind?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
3. Entwickeln Sie eine Strategie f\u00fcr die Umsetzung<\/h3>\n\n\n\n
Interne Wissensdatenbanken sind teure Investitionen, die leicht vergeudet werden k\u00f6nnen, wenn die erste H\u00fcrde bei der Umstellung auf ein neues System nicht \u00fcberwunden wird. Stattdessen sollten Sie sich auf die Einf\u00fchrung des Tools vorbereiten, um den Erfolg sicherzustellen.<\/p>\n\n\n\n
- \n
- Holen Sie die Meinung der Arbeitnehmer zu der vorgeschlagenen Regelung ein.<\/li>\n\n\n\n
- Planen Sie, wie Sie die Arbeitnehmer in den Mitgestaltungsprozess einbeziehen. K\u00f6nnen wir Beitr\u00e4ge von allen erwarten?<\/li>\n\n\n\n
- Vereinbaren Sie einen Termin f\u00fcr einen virtuellen Rundgang per Videochat und Bildschirmfreigabe.<\/li>\n\n\n\n
- Produzieren Sie Lernvideos, in denen die interne Wissensdatenbank durch gemeinsame Bildschirmnutzung vorgestellt und ihre Verwendung demonstriert wird.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
4. Erstellen Sie eine benutzerfreundliche Struktur zur Organisation der Inhalte<\/h3>\n\n\n\n
Unabh\u00e4ngig davon, wie benutzerfreundlich die Oberfl\u00e4che der internen Wissensdatenbank ist oder wie effektiv die Suchfunktion sein mag, m\u00fcssen Sie das Material so anordnen, dass es f\u00fcr Ihr Team funktioniert.<\/p>\n\n\n\n
Sie sollten sich Gedanken \u00fcber das Design der Homepage oder des Dashboards machen. Welche Typen sollten jedem bekannt sein, und warum sind sie so wichtig?<\/p>\n\n\n\n
Inwieweit sind bereits vorhandene Kategorien f\u00fcr die Organisation der Inhalte ausreichend? Vielleicht eine f\u00fcr jedes Team oder Unternehmen?<\/p>\n\n\n
\n\n \ud83d\udca1 Lesen Sie weitere Beitr\u00e4ge zu diesem Thema:<\/span>\n- <\/ul><\/div><\/div>\n\n\n\n
- Benutzerfreundliches Dashboard.<\/strong> Ist es einfach zu bedienen und wirkt es ansprechend?<\/li>\n\n\n\n
- \u00dcbertragung von Dateien.<\/strong> M\u00f6chten Sie Dokumente sofort in die Datenbank einscannen oder sie in gro\u00dfen Mengen hochladen?<\/li>\n\n\n\n
- Verfassen von Inhalten.<\/strong> Gibt es hilfreiche Werkzeuge f\u00fcr die Teamarbeit und die Kommunikation, z. B. Diskussionsforen, Umfragen und Live-\u00dcberarbeitungen und -Speicherungen?<\/li>\n\n\n\n
- Kontrollierter Zugriff<\/strong>. K\u00f6nnen sie darauf zugreifen? Ist es m\u00f6glich, individuelle, Team- und \u00f6ffentliche Berechtigungen f\u00fcr den Zugriff auf und die \u00c4nderung von Inhalten festzulegen?<\/li>\n\n\n\n
- Suchfunktionen.<\/strong> Gibt es eine gute M\u00f6glichkeit, die interne Wissensdatenbank zu durchsuchen? In welchem Umfang ist Bildmaterial durchsuchbar?<\/li>\n\n\n\n
- Integrationen. <\/strong>Mit welchen zus\u00e4tzlichen Programmen oder Technologien ist eine Integration f\u00fcr einen einfachen Arbeitsablauf erforderlich?<\/li>\n\n\n\n
- Analytik.<\/strong> Werden Sie \u00fcber interne Metriken verf\u00fcgen, um zu verfolgen, wie oft Mitarbeiter die Wissensdatenbank nutzen?<\/li>\n\n\n\n
- Unterst\u00fctzung bei Sprachen.<\/strong> K\u00f6nnen Sie Informationen in mehreren Sprachen bereitstellen?<\/li>\n\n\n\n
- Sicherheitsma\u00dfnahmen.<\/strong> Welche besonderen Formen der Verschl\u00fcsselung, wie SSL und Zwei-Faktor-Authentifizierung, sind erforderlich?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Wenn Sie die oben genannten Punkte ber\u00fccksichtigt haben, k\u00f6nnen Sie eine interne Wissensdatenbank ausw\u00e4hlen, die perfekt zu Ihrem Unternehmen passt. Wenn Sie immer noch Zweifel haben, gibt es eine andere L\u00f6sung. Ein professionelles Tool f\u00fcr die Zusammenarbeit kann eine gro\u00dfartige Alternative zu einer umfangreichen internen Wissensdatenbank sein. <\/p>\n\n\n
\n![\"\"](\"https:\/\/sales-ai-agents.com\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Frame-1000007478-22-edited.png\")
<\/figure><\/div>\n\n\nEine solche Software wie FuseBase kann alles sein, wonach Sie suchen. Mit FuseBase<\/a> ist es einfach, Online-Notizen, -Dokumente und -Wikis zu erstellen und sie an Ihre Bed\u00fcrfnisse anzupassen. Erstellen Sie Listen und Zuordnungen, strukturieren Sie Ihre Daten in der ma\u00dfgeschneiderten Ansicht und teilen Sie diese mit Ihren Teams.<\/p>\n\n\n
- \u00dcbertragung von Dateien.<\/strong> M\u00f6chten Sie Dokumente sofort in die Datenbank einscannen oder sie in gro\u00dfen Mengen hochladen?<\/li>\n\n\n\n
5. Sammeln Sie Dokumente f\u00fcr die interne Wissensdatenbank des Unternehmens<\/h3>\n\n\n\n
Mit der Zeit wird sich Ihre Wissensbasis vergr\u00f6\u00dfern, aber in der Zwischenzeit sollten Sie eine Basis mit kritischen internen Papieren schaffen. Wozu werden Sie beitragen? Das Verfassen von Artikeln oder Papieren, die allgemeine Anliegen und Themen f\u00fcr jede Abteilung abdecken, ist ein guter Anfang. F\u00fcgen Sie eine Rubrik f\u00fcr h\u00e4ufig gestellte Fragen hinzu.<\/p>\n\n\n\n
Holen Sie sich von den Mitarbeitern Ideen, wor\u00fcber sie schreiben sollten; welche Informationen sollten in die interne Wissensdatenbank des Unternehmens aufgenommen werden? Bringen Sie Ihre Vorschl\u00e4ge f\u00fcr k\u00fcnftige Artikel in ein gemeinsames Dokument ein.<\/p>\n\n\n\n
6. Ermitteln Sie die besten Verfahren f\u00fcr die Erstellung von Inhalten in der internen Wissensdatenbank<\/h3>\n\n\n\n
In der vorangegangenen Phase haben Sie wahrscheinlich eine Vielzahl von Unterlagen und Dateien angesammelt. Jahres- und Umsatzberichte sind zum Beispiel Unterlagen, die von Jahr zu Jahr weitgehend unver\u00e4ndert bleiben sollten. F\u00fcr die Artikel, die Sie gemeinsam erstellen, verwalten und bearbeiten, werden Standards hilfreich sein. Erinnern Sie Ihre Teammitglieder in Ihren Artikeln daran, die Markenkonsistenz zu wahren. Je nach Zielmarkt k\u00f6nnen Sie einen unkonventionellen, humorvollen oder geradlinigen Ton anschlagen. „Eine starke und neu entstehende Wissensdatenbank kann internen und externen Kunden helfen, den Umsatz steigern und die Kosten senken“, hei\u00dft es<\/a> im Forbes-Artikel. <\/p>\n\n\n\n
Sie k\u00f6nnen interne Wissensdatenbank-Experten oder sachkundige Mitarbeiter damit beauftragen, die gesammelten Artikel zu aktualisieren, damit sie den neuen Kriterien entsprechen.<\/p>\n\n\n\n
7. F\u00fcgen Sie die erforderlichen Materialien hinzu<\/h3>\n\n\n\n
Vielleicht haben Sie bereits gemeinsam an der Verbesserung der Artikel f\u00fcr die interne Wissensdatenbank gearbeitet. Aber jetzt ist der Moment gekommen, die Artikel einzureichen, falls Sie das noch nicht getan haben! Die Artikel sollten ordnungsgem\u00e4\u00df abgelegt werden.<\/p>\n\n\n\n
8. Berechtigungen und Zugriffskontrollen festlegen<\/h3>\n\n\n\n
Lassen Sie uns nun die \u00fcbrigen Mitarbeiter dieser Organisation hinzuziehen. Legen Sie fest, wer was sehen darf. Eine einfache Methode zur Verwaltung des Benutzerzugriffs in gro\u00dfem Ma\u00dfstab ist es, allen Benutzern Zugriff auf die meisten Funktionen zu gew\u00e4hren und gleichzeitig die wichtigsten Daten zu sch\u00fctzen.<\/p>\n\n\n\n
9. Aufforderung zur Einreichung von Benutzerbeitr\u00e4gen<\/h3>\n\n\n\n
Die interne Wissensdatenbank wird erheblich davon profitieren, wenn die Mitarbeiter Artikel beisteuern, sobald sie Zugang zu ihr haben. Beginnen Sie damit, dass jeder etwas hinzuf\u00fcgen kann, das er in der internen Wissensdatenbank sehen m\u00f6chte. Auf diese Weise sammeln sie Erfahrungen mit dem Tool, und es wird ihnen leichter fallen, wenn sie das n\u00e4chste Mal Material beisteuern wollen.<\/p>\n\n\n\n
10. H\u00e4ufige Pflege einplanen<\/h3>\n\n\n\n
Unabh\u00e4ngig davon, wie effizient das interne Wissensdatenbank-Tool ist, veralten die Informationen. Daher ist es wichtig, immer wieder auf das Material zur\u00fcckzugreifen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. So sollten Sie beispielsweise die viertelj\u00e4hrlichen Umsatzdaten alle drei Monate \u00fcberarbeiten. Jemand, der nicht f\u00fcr die Aktualisierung zust\u00e4ndig ist, kann zwischen den L\u00fccken durchrutschen.<\/p>\n\n\n\n
Wie k\u00f6nnen Sie Ihre interne Wissensdatenbank optimieren?<\/h2>\n\n\n\n
Der Aufbau einer internen Wissensdatenbank ist nicht ganz ungef\u00e4hrlich, da Sie lernen m\u00fcssen, was funktioniert und was nicht. Der Beitrag der Benutzer ist entscheidend f\u00fcr die Verfeinerung einer internen Wissensdatenbank. Befragen Sie Ihre Mitarbeiter regelm\u00e4\u00dfig, um ein ehrliches Feedback dar\u00fcber zu erhalten, wie gut das System ihre Bed\u00fcrfnisse erf\u00fcllt und wo es zu w\u00fcnschen \u00fcbrig l\u00e4sst. Dann k\u00f6nnen Sie diese Kritik nutzen, um Ihren internen Informationsspeicher schrittweise zu erweitern.<\/p>\n\n\n\n
Dar\u00fcber hinaus k\u00f6nnen Analysen Aufschluss \u00fcber die Effizienz einer internen Wissensdatenbank geben. Wenn die Wartezeiten im Kundenservice weiterhin so lang sind wie vor der Einf\u00fchrung, sind m\u00f6glicherweise weitere Planungen und Optimierungen innerhalb der Kundenservice-Abteilung erforderlich, um die Wartezeiten zu verk\u00fcrzen.<\/p>\n\n\n\n
Die Einbeziehung von Informationen aus verschiedenen Kan\u00e4len ist eine weitere wirksame Strategie zur Verbesserung Ihrer internen Wissensdatenbank. Manchmal ist eine visuelle Demonstration effektiver als textliche Anweisungen.<\/p>\n\n\n\n
Wie w\u00e4hlt man die beste interne Wissensdatenbank-Software aus?<\/h2>\n\n\n
\n![\"\"](\"https:\/\/sales-ai-agents.com\/wp-content\/uploads\/2024\/01\/FuseBase-portal-Documents-1024x698.jpg\")
<\/figure><\/div>\n\n\nF\u00fcr die meisten internen Wissensdatenbanken gibt es mehrere Optionen. Zu den wichtigsten Fragen, \u00fcber die Sie sich Gedanken machen sollten, geh\u00f6ren die folgenden:<\/p>\n\n\n\n
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- Benutzerfreundliches Dashboard.<\/strong> Ist es einfach zu bedienen und wirkt es ansprechend?<\/li>\n\n\n\n
- Teilen Sie Ihre Tipps<\/strong> – Wenn Teammitglieder unvorhersehbar nicht verf\u00fcgbar sind, kann das Unternehmen\/die Kunden unter schwankenden Ergebnissen leiden. Durch den Austausch von Tipps zwischen den Teammitgliedern stellen Sie die Qualit\u00e4t und Integrit\u00e4t Ihres Produkts f\u00fcr den Kunden sicher.<\/em><\/li>\n\n\n\n
- Die Vorteile einer internen Wissensdatenbank<\/a><\/li>